La contabilidad electrónica es un proceso en el que las empresas registran y reportan sus operaciones financieras de manera digital, en lugar de llevar libros contables tradicionales en papel. En México, la contabilidad electrónica se implementó como una herramienta para mejorar la fiscalización por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT), permitiendo un monitoreo más eficiente y transparente de las operaciones contables de los contribuyentes. A través de esta medida, se busca fortalecer el control fiscal y reducir la evasión tributaria.
Este artículo tiene como objetivo explicar quiénes están obligados a llevar y enviar contabilidad electrónica, de acuerdo con la normativa vigente en México, y los plazos que deben cumplir para el envío de dicha información.
Marco Legal
La obligación de llevar y enviar contabilidad electrónica en México está regulada principalmente por el Código Fiscal de la Federación (CFF), la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) y la Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA). En particular, el artículo 28 del CFF establece que los contribuyentes están obligados a llevar la contabilidad en medios electrónicos, y a enviarla al SAT de acuerdo con las disposiciones de carácter general emitidas por esta institución.
Las reglas específicas sobre cómo debe llevarse la contabilidad electrónica, los plazos y la estructura de los archivos que deben enviarse al SAT están contenidas en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), la cual se actualiza periódicamente.
Obligados a llevar contabilidad electrónica
1. Personas Morales
Las personas morales, es decir, las sociedades mercantiles, asociaciones civiles, y otros entes jurídicos, están obligadas a llevar contabilidad electrónica. Estas entidades deben registrar todas sus operaciones financieras a través de sistemas electrónicos que cumplan con los requisitos establecidos por el SAT.
2. Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales
Las personas físicas que obtienen ingresos derivados de actividades empresariales o profesionales también están obligadas a llevar contabilidad electrónica, siempre que superen ciertos límites de ingresos. Generalmente, las personas físicas que tienen ingresos superiores a dos millones de pesos anuales están sujetas a esta obligación.
3. Régimen de Incorporación Fiscal (RIF)
Las personas físicas inscritas en el Régimen de Incorporación Fiscal tienen la opción de llevar su contabilidad de forma simplificada, pero aquellas que opten por utilizar los sistemas electrónicos proporcionados por el SAT también deberán cumplir con la obligación de contabilidad electrónica.
4. Entidades Gubernamentales
Las entidades públicas y gobiernos estatales y municipales que realizan actividades que generan ingresos gravados también están obligadas a llevar y reportar contabilidad electrónica. Esto aplica, por ejemplo, en el caso de organismos descentralizados que prestan servicios públicos o comerciales.
5. Excepciones
Las personas físicas que obtienen ingresos exclusivamente por salarios, asimilados a salarios o arrendamiento de bienes inmuebles no están obligadas a llevar contabilidad electrónica. Sin embargo, si además de estos ingresos, la persona realiza actividades empresariales o profesionales, deberá cumplir con esta obligación.
¿Qué información se debe enviar al SAT?
Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad electrónica deben enviar al SAT dos tipos principales de información:
Catálogo de cuentas: Este documento debe enviarse al inicio de las operaciones del contribuyente y cuando se realicen modificaciones al catálogo de cuentas contables utilizado. El catálogo de cuentas debe estar organizado conforme a la estructura establecida por el SAT y debe asociarse con los códigos agrupadores de cuentas para facilitar la fiscalización.
Balanza de comprobación: Se trata de un resumen de todas las cuentas contables al cierre de cada mes, donde se incluyen saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales. La balanza de comprobación debe enviarse de forma mensual y anual, dependiendo del régimen fiscal del contribuyente.
Adicionalmente, en caso de auditorías o revisiones electrónicas, el SAT puede requerir la entrega de pólizas contables específicas junto con su documentación de soporte.
Plazos para el envío de la contabilidad electrónica
Los plazos para el envío de la contabilidad electrónica varían dependiendo del tipo de contribuyente:
Personas morales: deben enviar la balanza de comprobación de manera mensual a más tardar el día 25 del mes siguiente al que corresponda la información.
Personas físicas con actividades empresariales y profesionales: tienen hasta el día 27 del mes siguiente para enviar la balanza de comprobación.
Entidades gubernamentales y otros obligados: deben enviar su información en los plazos establecidos por las disposiciones específicas para cada caso.
En cuanto al catálogo de cuentas, debe enviarse al inicio de las operaciones del contribuyente, y en caso de realizarse modificaciones, debe presentarse nuevamente.
La contabilidad electrónica es un elemento clave en la fiscalización moderna de México. La normativa exige que personas morales, personas físicas con actividades empresariales y profesionales, y ciertos organismos públicos lleven su contabilidad de manera digital y la reporten periódicamente al SAT. Aunque esta obligación puede implicar costos adicionales para las empresas, también ofrece beneficios como la mayor transparencia y simplificación en los procesos fiscales. Para cumplir con esta normativa, los contribuyentes deben asegurarse de utilizar sistemas contables que cumplan con los lineamientos del SAT y respetar los plazos para el envío de la información.
Cumplir con las obligaciones de contabilidad electrónica es fundamental para evitar sanciones y auditorías por parte de las autoridades fiscales.
Commentaires